プロジェクトプランニングを学ぶ
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先日、会社の研修でプロジェクトプランニングを勉強しました。
プロジェクトと聞くと、開発や建築、インフラ整備などの大規模かつ厳格なイメージがあります。
しかし、日々の中にも小さなプロジェクトはたくさんあります。
例えば、「歓迎会の幹事」
お店選び、二次会予約などが上手くいかず、上司に怒られたことはありませんか？
例えば、「海外旅行」
誰とどこに行って、何をして、予算はいくらか、これはまさに一つのプロジェクトです。
そんな日常にひしめくプロジェクトを成功させるための方法論を勉強しました。
プロジェクトマネジメントとは？
・・・プロジェクトを計画通り完遂できるよう管理すること。
立ち上げ → 計画 → 実行 → 終結 のプロセスを経て進んでいきます。
インフラや建築、ITシステム開発などのプロジェクトでは、プロジェクトマネージャー(通称PM)が立てられ、プロジェクトの管理を行なっています。
ちなみに、プロジェクトは英語でPJと略されがちです。
プロジェクトマネジメントやプロジェクトマネージャーには専門の資格もあります。
プロジェクトプランニングとは？
・・・プロジェクトの全体像を定義し、実行計画を立案すること。
これはプロジェクトマネジメントの「立ち上げ」と「計画」のフェーズを指します。
＜プロジェクト全体像の定義＞ ＝「立ち上げ」
プロジェクト全体像の定義とは何でしょうか？
それはプロジェクトが始まる前に、関係者が合意できるように見える化するものです。
定義を決める理由は2点あり、
①関係者同士の見解の不一致を防ぐため
②プロジェクト遂行中の意思決定における判断材料とするため
例えば、「歓迎会の幹事」
歓迎会をどうするかは幹事の采配に懸かっていると言っても過言ではありません。
ちなみにtabinchuuuは、過度に気を遣う幹事業は大嫌いです。笑
一次会のお店を決める際、色々な決め方があります。
①歓迎で盛り上げるために、賑やかなお店にしよう！
②グループでの親交を深めるために、落ち着いて話しやすいお店にしよう！
③上司は日本酒が好きなので、日本酒が美味しいお店にしよう！
これらの選択肢の中から、上司やメンバーと合意形成しつつ、今回は〇〇なお店にしよう！となるはずです。
これがプロジェクト全体像の定義となります。
ではどうやってプロジェクト全体像の定義付けをしていくのか？
以下の３ステップで考えていきます。
ニーズの把握
ステークスホルダー(利害関係者)の明確化と、それぞれのニーズ(背景・目的)の把握。
目標の設定
達成基準と成果物の設定。それらが具体的＝SMARTであること。
前提・制約事項の確認
Quality：品質、実施内容(規模や範囲)
Cost：コスト、資源(人・物・金)
Delivery：時間、期限
プロジェクト全体像の把握では、以下が確認できていればひとまずOKです！
・背景・・・そもそも、なぜそのプロジェクトをやるのか？
・目的・・・プロジェクトオーナー(スポンサー・顧客)の要望は何か？
・目標・・・プロジェクトの完了や成功が明確にわかる達成基準は何か？
・ステークスホルダー・・・利害関係者は誰か？
・前提、制約条件・・・QCDの観点で、前提・制約条件や優先順位は何か？
＜実行計画の立案＞ ＝「計画」
プロジェクトの目的やゴールが決まったら、次に計画を立案します。
具体的な行動ベースに落とし込み、また進捗管理をできるようにしていきます。
検討していく際のステップとしては以下の通りです。
1. タスクの洗い出し
MECEの観点で抜け漏れダブりなく洗い出す。
2. タスクの分解
時系列順に実際の作業レベルまでタスクを分解する。
3. ガントチャートの作成
全体の作業スケジュール、メンバーのアサインを計画する。
4. 依存関係を確認する
どの作業とどの作業が関連しているのか確認する。
5. クリティカルパスを発見する
最も時間のかかる作業工程＝クリティカルパスを発見する。
6. リソースを集中投下する
クリティカルパス上にリソースを集中投下、併せてリスクマネジメントも行う。
最終的には、具体的な作業レベルでのガントチャート(スケジュール)を作成し、一目で見て進捗管理ができることが理想です。
そしてプロジェクト全体のスケジュールにインパクトを及ぼす箇所(クリティカルパス)に対策を講じ、管理していくのです。
ここまで綿密な計画・管理は普段の業務で行う必要はなくても、＜プロジェクト全体像の定義＞と＜実行計画の立案＞の考え方は、意識していきたいと思いました。
何かの参考になれば＆備忘録まで。
